Sur cette page
- Conservation, accès, retrait et élimination
- Consentement, autorisations organisationnelles
- Demandes d’accès et de correction
- Incidents relatifs à la protection de la vie privée et de la sécurité
- Normes en matière de protection de la vie privée et obligations légales
- Mise à jour de la Politique
- Personne-ressource et plaintes
1. À propos de la Politique
L’initiative de la Boussole des capacités données des OBNL (l’« Initiative ») aide les organismes à but non lucratif (OBNL) à comprendre leurs besoins en matière de données. De plus, elle leur permet d’accéder à des évaluations en libre-service, à des ressources sélectionnées, à du soutien dans le cadre d’une cohorte et à des conseils sur mesure fournis par des spécialistes des données et technologies pour les OBNL.
La présente Politique s’applique aux OBNL qui participent à l’Initiative, à leurs représentant.e.s autorisé.e.s, aux mentor.e.s en capacités données (DCA), aux personnes membres des cohortes, aux partenaires du projet, ainsi qu’à toute autre personne qui entre en contact avec l’Initiative par le biais de son site Web ou de ses évaluations, formulaires, sondages, groupes de discussion, services consultatifs ou toute autre activité connexe.
L’Initiative est un produit de collaboration offert par Blueprint-ADE (« Blueprint »), Purpose Analytics, le Centre canadien pour la résilience numérique des OBNL (« CCRNO »), PolicyWise for Children & Families (« PolicyWise ») et l’Institut Tamarack. Dans cette politique, ces organisations sont collectivement appelées « Partenaires du projet ».
2. Définitions clés
3. L’information que nous recueillons
L’Initiative recueille une quantité limitée de renseignements personnels ainsi qu’une gamme plus vaste d’informations de projet sur les organismes participants et la prestation du projet.
3.1 Renseignements personnels
Les Renseignements personnels recueillis dans le cadre de l’Initiative peuvent comprendre les suivants :
- Le nom, le titre du poste, le rôle et l’adresse courriel d’un.e représentant.e autorisé.e;
- Les réponses de sondage ou d’entrevues pouvant être associées à une personne identifiable;
- Les opinions, observations ou commentaires à propos d’une personne identifiable faisant partie de notes de cas, de réponses à des questions ouvertes, de communications liées au projet.
3.2 Information de projet relative à la prestation de services
L’Information de projet comprend, sans s’y limiter, les types de données suivants :
4. Collecte et gestion de l’information
L’information provient directement des DCA ou est recueillie auprès des représentant.e.s autorisé.e.s, des partenaires de prestation par cohorte et d’autres partenaires du projet dans le cadre de la prestation de services, de l’administration du projet et des activités d’évaluation et de gouvernance.
5. Fins de l’utilisation de l’information
5.1 Renseignements personnels
- Pour communiquer avec les Participants et leurs représentant.e.s;
- Pour administrer l’inscription, l’organisation, les rappels et la prestation de services;
- Pour jumeler les Participants avec des ressources adéquates, des DCA et cohortes;
- Pour répondre aux questions, requêtes, plaintes ou préoccupations en matière de confidentialité;
- Pour réaliser des évaluations de projet et des activités de suivi;
- Pour contacter des personnes au sujet d’occasions de participation futures, à condition qu’elles aient demandé ou accepté d’être contactées.
5.2 Information de projet relative à la prestation de services
- Pour évaluer les besoins et la maturité des organismes relativement aux données;
- Pour adapter le soutien offert par les DCA, cohortes, ressources en libre-service et recommandations;
- Pour documenter la prestation des services, la gestion des cas, les progrès et les résultats;
- Pour administrer, suivre, évaluer et améliorer l’Initiative;
- Pour appuyer le travail de surveillance du comité de gouvernance et la production de rapports;
- Pour produire des résultats anonymisés, agrégés ou synthétisés à l’échelle du secteur;
- Pour une étude longitudinale après la fin du projet, en utilisant des données anonymisées.
7. Stockage et sécurité
Les Renseignements personnels et l’Information de projet peuvent être stockés dans des systèmes en nuage et dans des environnements de stockage organisationnels approuvés et utilisés pour les sondages, la gestion des relations clients et la gestion des dossiers, l’administration des évaluations, les communications, la planification, la production de rapports et l’administration des projets. Ces systèmes peuvent inclure Qualtrics, Softr, les systèmes de Data Orchard, des outils de planification et d’automatisation, ainsi que des solutions organisationnelles de stockage en nuage approuvées.
7.1 Protections relativement aux renseignements personnels
Les protections suivantes ont été mises en place relativement aux renseignements personnels recueillis et gérés dans le cadre de l’Initiative :
- Contrôle des accès et des comptes, basé sur le rôle;
- Accès limité au personnel autorisé;
- Pratiques sûres de transmission et de stockage;
- Exigences de confidentialité et procédures de protection de la vie privée;
- Procédure d’intervention et de gestion en cas d’incident de confidentialité.
7.2 Protections relativement à la prestation de services
Bien qu’il ne s’agisse pas de renseignements personnels, l’information de projet peut être confidentielle, sensible sur le plan commercial et susceptible d’identifier des organismes participants. C’est pourquoi l’Initiative applique des contrôles raisonnables en matière d’accès, de confidentialité, de sécurité et de limitation des données à l’Information de projet et aux Renseignements personnels.
Aucune garantie n’existe quant à la sécurité absolue d’un stockage ou d’une méthode de transmission électronique. Néanmoins, l’Initiative prend des mesures raisonnables compte tenu de la nature et de la sensibilité de l’information.
8. Conservation, accès, retrait et élimination
L’information est conservée aussi longtemps que nécessaire selon l’objectif de sa collecte ou création et conformément aux obligations légales, contractuelles, de financement, d’audit ou de gestion des dossiers.
8.1 Renseignements personnels
Les renseignements personnels sont conservés seulement aussi longtemps que nécessaire à des fins de communication, de prestation de services, de suivi, d’évaluation, de traitement des plaintes ou à toute autre fin établie. Les coordonnées utilisées en vue d’une participation future sont conservées seulement si la personne concernée a consenti à être contactée ou si une autre justification légale s’applique. Lorsqu’ils ne sont plus requis, les renseignements personnels sont supprimés, détruits, anonymisés de manière sécurisée ou séparés de l’Information de projet conservée, selon le cas.
8.2 Information de projet relative à la prestation de services
L’autorisation d’utiliser de l’Information de projet désagrégée, non anonymisée ou propre à un organisme pour des services à titre de DCA, les activités de cohorte ou tout autre service approuvé, prend fin lorsque le service ou la participation en question se termine. L’organisation qui fournit le service cesse alors d’utiliser les renseignements pour ce service et détruit de manière sécurisée ou retourne les copies conservées localement, à moins que la conservation ne soit exigée par la loi ou par contrat, ou approuvée par écrit. Le fait de conserver un accès technique à Softr pour un autre rôle n’autorise pas la poursuite de l’utilisation des renseignements relatifs à un service terminé.
8.3 Gouvernance et Information relative à la réalisation de projets
L’information agrégée, anonymisée, synthétisée ou de projet, utilisée à des fins de gouvernance, d’exécution, de suivi, d’évaluation et de production de rapports, peut être conservée jusqu’à la fin du projet, sauf si une date antérieure s’applique.
8.4 Fin du projet et utilisation future à des fins de recherche
L’accès à Softr sera désactivé à la fin de l’Initiative ou à la fin de la participation du Partenaire de projet ou du.de la DCA, selon la première éventualité. Des analyses sommaires sont conservées après la fin du projet par les Partenaires du projet qui se réservent le droit de continuer d’utiliser les données à des fins de recherche.
Les données brutes des DMA conservées ou gérées par Blueprint, Purpose Analytics ou Data Orchard demeurent assujetties à la politique de confidentialité et aux dispositions contractuelles de Data Orchard. L’information anonymisée relative à la maturité des données continuera d’être utilisée par les Partenaires du projet pour des analyses de données futures.
9. Consentement, autorisations organisationnelles
9.1 Renseignements personnels
La participation à l’Initiative est volontaire. En fournissant ses Renseignements personnels, chaque personne consent à sa collecte, son utilisation et son partage selon ce qui est stipulé dans la présente Politique ou tout avis de collecte présenté lorsqu’une information est demandée. Ce consentement peut être retiré en communiquant avec l’Initiative et en tenant compte des restrictions légales, contractuelles, opérationnelles et liées à la conservation des données. Le retrait de Renseignements personnels peut affecter la capacité de l’Initiative à fournir un service demandé. L’Initiative s’expliquera, au besoin.
9.2 Information de projet relative à la prestation de services et autorisations organisationnelles
Le.la Représentant.e autorisé.e qui fournit de l’Information de projet confirme disposer des autorisations nécessaires pour fournir cette information au nom du Participant. Les Participants doivent s’abstenir de fournir des renseignements sur leur clientèle, utilisateurs.trices de services, employé.e.s ou toute autre personne, sauf si cela est nécessaire, autorisé et approprié pour l’Initiative.
Un Participant peut demander la correction d’information organisationnelle inexacte ou l’arrêt de l’utilisation de certaines informations par l’Initiative pour des activités optionnelles particulières. La conservation de certains renseignements peut être requise pour des raisons contractuelles, légales, d’audit, d’évaluation ou d’intégrité du projet. Il peut être impossible de supprimer de l’information déjà anonymisée ou intégrée dans une analyse agrégée.
10. Demandes d’accès et de correction
Une personne peut demander l’accès à ou la correction de ses Renseignements personnels dont dispose l’Initiative, dans les limites applicables. Les Participants peuvent demander la correction d’Information de projet inexacte les concernant. Les demandes doivent être faites à la personne-ressource indiquée à la fin de ce document.
11. Incidents relatifs à la protection de la vie privée et de la sécurité
11.1 Incidents relatifs aux Renseignements personnels
L’Initiative va évaluer, circonscrire, enquêter et documenter tout accès, utilisation, divulgation, altération, perte ou destruction non autorisés réels ou soupçonnés de Renseignements personnels. Les personnes concernées et les autorités responsables seront avisées si la loi l’exige ou si le risque de préjudice le justifie raisonnablement.
11.2 Incidents relatifs à l’Information de projet
Les incidents touchant de l’Information de projet confidentielle ou liée à un organisme particulier sont également évalués, circonscrits, examinés et corrigés. Les Participants ou Partenaires du projet concernés sont avisés lorsque jugé nécessaire, même si l’incident ne concerne aucun Renseignement personnel.
Les Partenaires du projet et les prestataires de services doivent rapidement rapporter tout incident présumé et collaborer avec l’Initiative dans le cadre de sa réponse.
11.3 Incidents relatifs aux renseignements de DMA
Les incidents concernant les données de l’Évaluation de la maturité données des OBNL (DMA) sont régis par la Politique de confidentialité de Data Orchard et par ses obligations contractuelles envers Blueprint, plutôt que par la section 11 de la présente Politique. Data Orchard a l’obligation contractuelle d’aviser Blueprint/les Partenaires du projet sans délai en cas d’incident affectant les données DMA. L’Initiative mettra alors en application le processus relatif aux incidents décrits dans la présente Politique.
12. Normes en matière de protection de la vie privée et obligations légales
L’Initiative vise à respecter les principes reconnus au Canada en matière de protection de la vie privée, notamment la responsabilité, la définition des fins, le consentement approprié, la restriction de la collecte de données, l’utilisation et la conservation limitées, les mesures protectrices, la transparence, l’accès des personnes concernées et le traitement des plaintes. Les Partenaires du projet respectent les obligations en matière de protection de la vie privée, de confidentialité, de communications électroniques et de protection des données applicables à leurs activités respectives.
L’Initiative s’engage à protéger les Renseignements personnels et l’Information de projet conformément aux lois canadiennes applicables et aux meilleures pratiques reconnues en la matière. Le cas échéant, l’Initiative souscrit aux principes énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et respecte la Loi canadienne anti-pourriel applicable aux communications électroniques, ainsi que les lois provinciales.
13. Mise à jour de la Politique
La présente Politique sur la protection des renseignements personnels peut être modifiée en tout temps afin d’y intégrer les changements apportés à l’Initiative, aux partenaires du projet, aux systèmes, aux obligations légales applicables ou aux pratiques de gestion de l’information. La version à jour est disponible sur le site Web de l’Initiative, y compris la date de la plus récente mise à jour. Au besoin, les participants sont informés des changements apportés au document.
14. Personne-ressource et plaintes
Si vous avez des questions, demandes ou préoccupations concernant la présente Politique ou concernant la collecte, l’utilisation, le partage ou la protection de vos Renseignements personnels ou de l’Information de projet, veuillez communiquer avec la personne responsable indiquée ci-dessous :
Blueprint-ADE
Personne-ressource, protection de la vie privée : Alberta Johnson, gestionnaire, Capacités données
Courriel : ajohnson@blueprint-ade.ca
Téléphone : 647-956-1408
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou avec une autre autorité compétente en matière de protection de la vie privée.